Offertes versturen

In het verstuurvenster staat een regel met de kosten van precies deze verzending. Je eerste verzending is van ons. Daarna kost het één credit, en dezelfde offerte opnieuw versturen kost niets. Alleen een extra sms kost nog een credit. Werkt je organisatie met het Team-abonnement of met onbeperkt versturen, dan zie je die regel niet.

Is je saldo op, dan blijft je offerte gewoon klaarstaan. Ben je beheerder, dan vul je direct aan; ben je agent, dan stuur je met één klik een melding naar je beheerders.

Gaat het versturen op alle kanalen mis, dan blijft de offerte een concept en wordt er niets afgeschreven. Je ziet dan een foutmelding in plaats van een valse bevestiging.

Bij het versturen kies je het kanaal en de ontvangers. Je kunt meerdere ontvangers tegelijk uitnodigen, ieder met een eigen link. Het voorbeeldvenster toont de e-mail of het bericht precies zoals de klant hem ontvangt, in jouw huisstijl.

Onder Document zie je de offerte zoals je klant hem opent, met pijltjes om door de pagina’s te bladeren.

Na het versturen wordt het venster één bevestiging: wie de offerte krijgt en via welk kanaal, en dat je in de tijdlijn van de lead ziet wanneer hij wordt geopend of getekend. Met Terug naar de pipeline sluit je ook de lead en sta je weer op je bord. De link en de code staan onder Zelf delen, als je de offerte zelf wilt doorsturen.

Werkte een kanaal niet, dan staat er Deels verstuurd: je klant kreeg hem via een ander kanaal, dus de offerte telt als verstuurd. Je blijft dan op de lead, met Sluiten.

Verplaatst je bord een lead als er een offerte uitgaat, dan gebeurt dat pas als hij echt verstuurd is. Een offerte aanmaken zonder te versturen verplaatst niets.

Geen zin om zelf een begeleidende mail te schrijven? Verdaflow stelt er een voor op basis van de offerte. Je kunt hem altijd aanpassen voor je verstuurt. Beheerders kunnen daarnaast per productcategorie vaste e-mail- en sms-templates instellen.

Het onderwerp, de e-mailtekst en de sms-tekst kun je voor deze ene verzending aanpassen. Elk veld heeft een Reset die je standaardtekst terugzet, en een veld dat je aanpaste krijgt het label Bewerkt, zodat je ziet waar je van de standaard bent afgeweken. Bij de sms hoef je de link niet te typen: die wordt er automatisch onder gezet.

Verstuur je in het Engels terwijl er nog geen Engelse versie van die mail is ingesteld, dan zegt het venster dat, en verandert de tekst niet mee. Je beheerder stelt de Engelse teksten in onder Beheer, Offertes, E-mail & SMS.

In de e-mailteksten onder Beheer, Offertes, E-mail & SMS zet je de link naar de offerte waar jij hem wilt: als knop, of als link midden in een zin met je eigen woorden, zoals “bekijk je offerte”. Bij Verzonden en Geaccepteerd is een knop of link verplicht, zodat je klant de offerte altijd kan openen.

Per stap kies je onder Bijlagen welke documenten meegaan, bijvoorbeeld je algemene voorwaarden. Ze gaan mee als bijlage en staan ook als link onder je bericht.

Bij Geaccepteerd staat De getekende offerte als PDF standaard aan: je klant krijgt de getekende kopie mee met de bevestiging. Bij Verzonden kun je De offerte als PDF aanzetten, maar uit werkt meestal beter. Je klant opent de offerte dan op de offertepagina, waar jij ziet dat er gelezen wordt en waar ook getekend wordt.

Komt een waarde als streepje bij je klant aan, dan zie je dat in het verstuurvenster, met de pagina waar hij staat. Denk aan een extra optie zonder prijs, of een totaalprijs van € 0 omdat alle prijzen in de offerte nog op nul staan.

Loopt er iets over de rand van een pagina, of groeit een laag over een andere heen, dan staat er Niet alles past op de pagina. Wat over de rand loopt mist in de offerte die je klant ziet, dus los het eerst op in de editor.

Bij het aanmaken van de offerte kun je een opmerking voor de klant meegeven, bijvoorbeeld een afspraak die je aan de telefoon maakte. Die tekst staat niet in de begeleidende mail, maar in de offerte zelf: in het voorbeeld, op de gedeelde pagina en in de PDF.

Het veld verschijnt alleen als het sjabloon een Opmerkingen-blok heeft. Zie je het niet staan, open dan het sjabloon in de editor, sleep het blok Opmerkingen op de pagina en sla op. Laat je het veld leeg, dan blijft het blok verborgen voor de klant.

Elke offerte krijgt een unieke link die niet te raden is, optioneel beveiligd met een toegangscode. Wat je verstuurt is een bevroren versie: latere aanpassingen aan de offerte raken de verstuurde versie nooit.

In het voorbeeld staan de echte link en de echte toegangscode die je klant krijgt, niet een verzonnen exemplaar. Wat je daar leest kun je dus gerust doorbellen of doorsturen.

Kopieer je de link met de linkknop in de offertelijst, dan zit de toegangscode er al in: je klant opent hem zonder de code te hoeven typen. Opent een collega de link, dan telt dat niet als bezoek van je klant.

Elke link in een mail, of die je voor een klant kopieert, wijst naar app.verdaflow.nl. Het verstuurvenster laat precies de link zien die meegaat.

Wil je de offerte op papier, kies dan Printen in je actiemenu op de offertepagina. Alle pagina’s gaan mee. In Voorbeeld in de editor en onder Document in het verstuurvenster print je met Cmd+P (of Ctrl+P).

Wil je nooit meer een verstuurde offerte vergeten, zet dan Automatisch opvolgen na verzenden aan. Dat staat onder Beheer, Leads, Acties, bij de actie Offerte. Je kiest na hoeveel dagen en hoe laat; standaard is dat 7 dagen, om 09:00.

De eigenaar van de offerte krijgt dan de taak Offerte opvolgen. Tekent of weigert je klant eerder, of wordt de offerte geannuleerd, dan verdwijnt de taak weer. Het staat standaard uit.